Handleiding

Workmetrics Onderzoek Dashboard

Met het Workmetrics dashboard kun je zelf analyses maken op de data verkregen met het medewerkersonderzoek.

Het dashboard is interactief. Dat wil zeggen dat je als gebruiker een selectie kan maken in de meeste grafieken door het instellen van filters en dat de andere grafieken en scores zichzelf aanpassen aan deze selectie. In de huidige versie zijn zelfs vijf dashboards opgenomen, telkens vanuit een andere insteek.

Voor je begint

Stap 1. Downloaden van je dashboard
Je hebt een e-mail ontvangen met als bijlage een bestand dat zowel het Workmetrics dashboard als alle gegevens van je medewerkersonderzoek bevat. Sla het bestand op je computer op of op de server van je organisatie. Dit bestand kan en mag alleen met Tableau Reader worden geopend.

Stap 2. Installeer Tableau Reader
Om het dashboard te kunnen gebruiken heb je Tableau Reader nodig. Dit is gratis te downloaden voor Windows of Mac via deze link. Installeer de Reader op je computer of vraag de ICT afdeling om dit te doen.

Stap 3. Eerste keer gebruiken van je dashboard
Zodra Tableau Reader is geïnstalleerd kan je deze openen en dubbelklikken op het icoon van het Workmetrics bestand. Hierna kun je met je dashboard aan de slag. We adviseren om het dashboard in ‘presentatiemodus’ te gebruiken door het presentatie icoon aan te klikken.

Waarschuwing

Het dashboard opent elke keer met de fabrieksinstellingen. Het is belangrijk om het bestand dus niet te overschrijven vanuit Tableau Reader, omdat deze standaard instellingen dan verloren gaan. Het is verstandig om eerst een kopie van het bestand elders op je computer/server te bewaren en daarna pas met het dashboard aan de slag te gaan. Je kan dan altijd weer terug naar de versie met de fabrieksinstellingen door het kopiebestand te gebruiken mocht je per ongeluk het huidige bestand hebben overschreven.

Minimum systeemeisen

Om met het dashboard goed te kunnen werken moet je computersysteem voldoen aan de volgende minimumeisen:

Tableau Reader versie 2019.2 of hoger.
8 GB systeemgeheugen (RAM).
500 MB ruimte op harddisk waar Tableau Reader is geïnstalleerd.
Schermresolutie met minimaal 1280 pixels breedte, bij voorkeur 1440 pixels of meer.
Bij voorkeur een 64 bit operating systeem (Windows of MacOS).

Template gebruikersinterface

Elk van de vijf dashboards is op dezelfde manier ontworpen zodat je als gebruiker steeds op dezelfde manier met een dashboard kan werken.

Gebruik van het dashboard

Linksboven staat het thema (onderwerp) van de analyse. Daarnaast zie je vier ronde knoppen waarmee je kan navigeren tussen 4 dashboards. Het vijfde dashboard wordt op iets andere wijze bediend. Rechts hiervan staan de 5 support functies.
Op de tweede regel staat een rij met zogenaamde key performance indicators (top Kpi’s). De Kpi’s worden automatisch herberekend afhankelijk van gekozen selecties.
Hieronder – op de derde regel zijn een aantal filters aangebracht waarmee je de data op verschillende manieren kunt selecteren. Meerdere filters kunnen tegelijkertijd worden ingesteld en de resultaten worden direct berekend en zie je vervolgens daaronder getoond in het resultaten gebied.

Menubalk

De menubalk bevat twee groepen knoppen aan de rechterkant. De eerste groep (“1” tot en met “4”) maakt het mogelijk om tussen verschillende interactieve dashboards te wisselen:

1.Vragen
2.Individu
3.Organisatie
4.Gap-analyse
De tweede groep – rechts daarvan bevat de 5 support functies, van links naar rechts:

KPI balk

De KPI balk bevat de meest relevante cijfers van het dashboard. Als er geen selecties zijn gemaakt of filters zijn ingesteld, wordt de waarde van elke KPI bepaald uit de hele data set. Als een selectie wordt gemaakt (bijvoorbeeld een locatie, leeftijdsgroep en regio), dan worden de KPI’s berekend en getoond op de geselecteerde data set.

VRAGEN (dashboard 1)

Het resultaten gebied is het hart van het dashboard. In dashboard “1” kun je een of meer vragen selecteren en zien wat de scores zijn van de respondenten aan het medewerkersonderzoek. De scores worden getoond in Gemiddelde score, Positieve Score (PS) en Gewogen Positieve Score (GPS). Ook wordt de spreiding getoond, uitgedrukt in de standaarddeviatie. Uiteraard kun je ook een of meer filters instellen voor nadere analyse.

Kort PS en GPS uitgelegd
Gemiddelde score is bekend en behoeft geen uitleg. Workmetrics heeft gekozen om daarnaast ook PS en GPS te tonen. Bij PS tellen alleen de scores 4 en 5, de positieve antwoorden mee voor de berekening van PS. Zo heb je een indicatie van het aantal respondenten dat positief (+ en ++) heeft geantwoord uitgedrukt als percentage van het totale aantal deelnemers.

Nu kan de antwoordoptie + nog verbeterd worden tot ++, vandaar dat in de GPS-berekening de perfecte score (++) zwaarder meeweegt dan antwoordoptie 4 (+). Zodoende is de GPS een goede indicatie voor het verbeterpotentieel ( = 1 -/- GPS-score).

Een praktijkvoorbeeld. Uit onderzoek van Workmetrics blijkt dat werknemers die een score 5 op bijvoorbeeld trots aangeven (dus: erg trots) significant betere prestaties leveren dan degenen die score 4 (dus: trots) kiezen. Interventies kun je richten op het voorkomen dat werknemers antwoordoptie 1, 2 of 3 geven, maar ook interventies gericht om hun beleving van trots op te tillen naar ‘heel veel trots’. Een groep werknemers bewegen van 4 naar 5 is namelijk ook verbeteren, maar dat zie je niet in de PS-score, want daarin zijn de opties 4 en 5 identiek.

N=minimaal 5

Het dashboard is beveiligd en zal geen scores/resultaten tonen indien het aantal respondenten bij een selectie kleiner is dan 5. Dit om anonimiteit te waarborgen. Op elk dashboard is de minimum n=5 rule ingebouwd.

Opmerking

De getoonde dashboards zijn bedoeld als voorbeeld en gebaseerd op fictieve data die op geen enkele wijze verband houden met de data van je medewerkersonderzoek.

INDIVIDU (dashboard 2)

Dashboard 2 is bedoeld om vanuit het Individuele perspectief analyses uit te voeren. Individuele drijfveren van werknemers is gekozen als topconstruct. En de opbouw daarvan is te zien in de boomstructuur daaronder. De scores zijn te selecteren als gemiddelden, PS en GPS. Op het laagste niveau zijn de individuele vragen zichtbaar waaruit het construct is opgebouwd. Zie in dit voorbeeld bij “Gemeenschap”

ORGANISATIE (dashboard 3)

Het Workmetrics Double Diamond model benadrukt het individuele perspectief (de drijfveren van werknemers) naast het organisatie- (of collectieve) perspectief en de afstemming en verbindingen daartussen.
Goed presterende organisaties borgen de congruentie van beide belangen en behouden de balans tussen de twee belangrijkste strategieën van iedere organisatie:

1. het creëren van toegevoegde waarde (Wealth);
2. het bouwen aan een gezonde, veerkrachtige organisatie (Health).

Het model toont de belangrijkste indicatoren van beide strategieën, alsmede de koppelvlakken tussen de beide perspectieven van onze Double Diamond. Het doel is het duurzaam presteren van de organisatie en het creëren van een werkomgeving waarin werknemers duurzaam inzetbaar zijn.

Gap-analyses en Verloop (dashboard 4)

In dashboard 4 staan drie belangrijke Gap-analyses, gebaseerd op vragen die met een ‘dropdown’ zijn beantwoord:

1. De Externe Gap betreft de fit tussen de externe omgeving en de interne cultuur.
2. De Interne Gap zet de persoonlijke motivatie van werknemers af tegen de gewenste organisatievorm.
3. De Energie Gap is gebaseerd op de kenmerkende organisatie-energie en plaatst de gewenste kwaliteit van de werkomgeving (productieve zone) tegenover de minder tot ongewenste vormen.
4. Het Verloop wordt niet als Gap geïnterpreteerd, omdat niet normatief bepaald kan worden wat een gunstige uitstroom is. De passieve oriëntatie op ander werk en de actief zoekende populatie zijn wel belangrijke indicaties van de te verwachten exit.

Op verzoek kunnen deze concepten en hun interpretatie door Workmetrics worden toegelicht. Ze bieden inzichten voor gerichte en impactvolle verbeter interventies.

Data kwaliteit (dashboard 5)

Het vijfde dashboard geeft inzichten in de kwaliteit, opbouw en samenstelling van de data van het medewerkersonderzoek.

Onder de motorkap

Het Workmetrics Onderzoek Dashboard is gebaseerd op de data van het medewerkersonderzoek toegepast op het Double Diamond Model van Workmetrics.
Meer informatie over Double Diamond kun je hier lezen

En nu verder

Met je Onderzoek Dashboard wil je aan de slag om daadwerkelijk verbeteringen te realiseren. Je wilt inzichten met je collega’s bespreken en er concrete acties aan koppelen: van inzicht naar actie. Workmetrics wil je daarbij graag ondersteunen. Zo kunnen we bijvoorbeeld meer dashboards voor je bouwen om bepaalde specifieke analyses uit te voeren. Je kan eenvoudig hier contact met ons opnemen.

Veel succes !